Välkommen till företagsamma... / Kommunen / Förändrat e-postsystem i Årjängs kommun

Förändrat e-postsystem i Årjängs kommun

Årjängs kommun har hittills haft ett webbaserat e-postsystem som inneburit att kommunen också givit service i form av e-postadresser till privatpersoner, företag och organisationer i kommunen som då fått en e-postadress i domänen @arjang.se. Kommunfullmäktige har beslutat att detta system ska upphöra och att kommunala e-postadresser endast ska kunna innehas av kommunens anställda, projektanställda och förtroendevalda samt lärare och elever i skolorna. Det är enbart anställda som i fortsättningen kommer att ha en @arjang.se-adress. Projektanställda, förtroendevalda, lärare och elever får adresser i underdomäner till @arjang.se. Det nya systemet kommer att gälla fullt ut från den 1 juli 2012.

Skälen till att inte längre ha ett e-postsystem som blandar samman privatpersoner och anställda i kommunen är följande:

• Kommunens namn (kommun.se) används av landets kommuner i e-post och webbadresser. Oklarheter kan uppstå om mottagaren av e-post tror att det är en företrädare för kommunen som skrivit meddelandet.

• E-postadresser är allmän handling och ska normalt kunna lämnas ut vid förfrågan.
  Det ska inte finnas några oklarheter ur offentlighetssynpunkt då till exempel kommunala
  e-postadresser och e-postmeddelanden begärs utlämnade.

• Risken är stor för sammanblandning när meddelanden skickas till personal i organisationen. Det finns privatpersoner med samma eller liknande namn som anställda i kommunen och det har förekommit att meddelanden skickats till fel personer.

• När personal slutar sin anställning i kommunen ska ansvarig chef se till att den anställdes datakonton avslutas. Det gäller idag inte e-postadresserna som efter anställningens upphörande blivit ”privat” utan att det märks på adressen eller tydliggörs på annat sätt. Det innebär att den tidigare anställde kan få ta emot e-post som egentligen ska till kommunen och diarieföras.   

• Kommunens IT-säkerhetspolicy för användare gäller inte privatpersoner. Det finns inte heller något skriftligt avtal med de privata användarna av e-postkontona eller instruktion som reglerar hur e-posten får användas. Det innebär, i en extrem förlängning, att meddelanden med t ex rasistiskt eller kriminellt innehåll kan komma att lagras i kommunens e-postserver.

För ytterligare information kontakta:
Ingmarie Carnlöf Brunborg
Kommunikationsstrateg

Tel 0573–142 61
Mobil 070–200 40 93
E-post: ingmarie.carnlof-brunborg@arjang.se